10 Kemampuan Yang Harus Dimiliki Seorang Customer Service Officer

Mau jadi CS? Udah punya 10 kemampuan di bawah ini belum?
Gambar: https://callnovo.com/chinese-customer-service/

Halosis.co.id, JakartaMenjadi seorang customer service officer bukanlah pekerjaan yang mudah. Ada banyak tuntutan yang harus dipenuhi, untuk menjadi bekerja di divisi ini. Kalau kamu tertarik dengan pekerjaan ini, pastikan kamu sudah punya 10 kemampuan di bawah ini. Yuk, simak soft skills apa saja yang haru kamu kuasai.

1. Komunikasi

Kemampuan komunikasi yang baik adalah syarat utama jadi seorang CS.
Gambar: https://www.huffpost.com/entry/talking-with-hands-gestures_n_56afcfaae4b0b8d7c230414e

Kemampuan utama yang harus kamu kuasai adalah kemampuan komunikasi yang baik. Customer Service adalah bagian yang berhubungan langsung dengan pelanggan. Ketika berinteraksi, kamu harus bisa mengerti maksud pelanggan, dan menyampaikan jawabanmu dengan sangat baik. Kalau kamu tidak memiliki skill komunikasi yang baik, bagaimana kamu bisa menjalin interaksi yang nyaman dengan pelanggan?

2. Menggunakan Bahasa Positif

Pemilihan kata sangatlah penting untuk seorang CS.
Gambar: https://positivewordsresearch.com/positive-words-that-start-with-a/

Selain harus bisa berkomunikasi dengan baik, bahasa yang kamu gunakan juga haruslah bahasa yang positif. Bisa berkomunikasi dengan baik belum tentu bisa menggunakan bahasa positif dengan baik. Supaya bisa terbiasa, kamu bisa berlatih dengan sering-sering menggunakan bahasa positif dalam percakapan sehari-hari. Contohnya, kamu bisa mengganti kata “tidak” menjadi “belum”.

3. Pengetahuan Akan Produk Atau Jasa

Kalau tidak tahu produknya, gimana mau jawab pertanyaan pelanggan?
Gambar: https://retailernowmag.com/the-importance-of-product-knowledge/

Seorang CS harus selalu jadi yang terupdate seputar produk atau jasa yang dijual. Selain produk atau jasa, seorang CS officer juga harus menguasai betul FAQ dari customer. Dalam menyampaikan jawaban, seorang CS juga harus bisa menyampaikannya dengan sederhana dan mudah dimengerti.  Kalau kamu seorang pengusaha dan punya pegawai CS, merekalah yang harus kamu briefing pertama kali saat kamu mengeluarkan produk baru.

4. Mengontrol Emosi

Sebagai CS kamu harus mengontrol emosi dan menjaga wibawa.
Gambar: https://examinedexistence.com/emotional-7-effective-ways-control-emotions/

Mengontrol emosi mungkin jadi salah satu tantangan paling besar dari menjadi CS. Berinteraksi dengan customer yang berbeda-beda dan mungkin sedang dalam emosi memanglah tidak menyenangkan. Namun bagaimanapun, kamu tidak boleh terbawa emosi, apalagi sampai berbicara dengan nada tinggi pada pelanggan. Kamu harus tetap tenang agar tidak terbawa emosi dan mengucapkan hal-hal yang kurang pantas pada customer.

5. Membaca Keinginan Pelanggan

Sebelum pertanyaan selesai, kamu sudah harus tahu jawabannya.
Gambar: https://unifuldesign.com/graphic-design-blog/the-importance-of-good-communication-for-graphic-design/

Menjadi seorang CS, kamu harus peka terhadap setiap situasi. Bahkan sebelum seorang pelanggan menyelesaikan omongannya, kamu sudah tahu, ke mana arah pembicaraan tersebut. Jangan sampai membuat pelanggan menjelaskan dua kali apa yang dia maksud. Karena itu akan menurunkan kredibilitas sebagai seorang pegawai customer service.

6. Improvisasi

Kalau dalam keadaan yang tidak diduga-duga, CS harus bisa berimprovisasi.
Gambar: http://www.dyplamka.com/portfolio/events/improvisation-theatre/

Sebagai seorang CS, pasti ada kejadian-kejadian yang tidak terduga yang kamu alami. Dalam situasi seperti ini, kamu harus bisa menyikapinya dengan baik. Kamu harus bisa berimprovisasi dengan baik dan tepat. Tapi jangan sampai kamu asal-asalan berbicara. Jawaban yang kamu berikan juga haruslah jawaban yang bertanggung jawab.

7. Mendengarkan

Be a good listener.
Gambar: https://www.mindful.org/why-listening-is-the-most-radical-act/

Bekerja di bagian customer service berarti kamu sudah siap untuk banyak mendengarkan. Mendengarkan sepertinya hal yang mudah, tapi sebenarnya tidak. Mendengarkan membutuhkan konsentrasi dan perhatian yang terpusat pada orang yang berbicara. Untuk bisa memahami dengan jelas apa yang ingin disampaikan seseorang, kamu harus bisa mendengarkannya dengan baik.

8. Sabar

Kalau kamu bukan orang yang sabaran, jangan bekerja di divisi ini.
Gambar: https://www.callcentrehelper.com/how-best-to-deal-with-angry-customers-184.htm

Sabar adalah salah satu hal penting lain yang harus dimiliki seorang customer service. Customer service yang sabar berarti yang melayani pelanggan dengan baik, tanpa mengeluh dan tetap bersemangat. Dalam berbicara di telepon pun, seorang CS harus menjaga kesabaran melalui intonasi suara yang tetap stabil. Di chat pun, jangan menunjukkan kalau kamu sudah lelah dengan pertanyaan atau komplain yang diajukan oleh customer.

9. Cekatan

CS harus bisa multitasking.
Gambar: https://medicalxpress.com/news/2018-12-multitasking-devices-poorer-attention-memoryexpert.html

Menjadi seorang CS officer berarti kamu harus selalu siap sedia dalam segala situasi. CS adalah pekerjaan yang menuntutmu untuk bisa multitasking. Misalnya saat sedang mengangkat telepon, kamu harus bisa sambil mengecek transaksi, atau menulis poin penting dari pelanggan. Atau contoh lainnya, saat sedang membalas email, kamu harus bisa sambil membuat rekapan komplain, dan sebagainya. Yang penting, kamu harus tanggap, dan tahu apa yang kamu butuhkan saat itu juga.

10. Pengetahuan Akan Transaksi

CS wajib banget menguasai semua bentuk transaksi di tempat bekerja
Gambar: https://onlineagents.in/evergreenutilities-com-2/

Kemampuan terakhir, yang harus dimiliki oleh bagian customer service adalah memahami segala bentuk transaksi. Dalam dunia usaha, transaksi adalah kegiatan yang bisa terjadi setiap saat. Transaksi juga biasanya bisa dilakukan dari beberapa bank dengan regulasi yang berbeda-beda. Kamu harus mau belajar untuk mengetahui proses transaksi di semua bank yang digunakan oleh tempatmu bekerja. Selain bank, kamu juga harus memahami transaksi melalui e-money dan e-wallet juga.


Itulah dia beberapa kemampuan yang harus kamu miliki, kalau kamu mau bekerja di bidang customer service. Menjadi seorang pegawai CS bukanlah hal yang mudah. Kamu harus mendapatkan banyak training dan melakukan latihan pribadi untuk bisa memaksimalkan kemampuan yang sudah kamu miliki. Semoga artikel ini bermanfaat dan selamat #berUsaha.



Leave a Reply