4 Tips Balas Chat Pelanggan Lebih Efektif

Halosis.co.id, Jakarta – Saat melakukan transaksi online, sebagian besar interaksi hanya terjadi secara virtual lewat WhatsApp, sosial media, marketplace, atau chat platform lainnya. Online seller tentunya harus merespon setiap chat pelanggan, baik yang berisi pertanyaan seputar produk, melakukan pemesanan, bahkan komplain.

Kegiatan membalas chat mungkin merupakan salah satu kegiatan jualan online yang sangat memakan waktu. Namun bagaimanapun, online seller tetap harus memberikan respon dengan cepat sebagai bentuk layanan pelanggan yang baik. 

Layanan pelanggan akan sangat mempengaruhi kepuasan dan loyalitas pelanggan ke online shop-mu. Oleh karena itu, pebisnis online perlu tahu tips membalas chat pelanggan dengan lebih cepat dan efisien. Yuk, simak caranya berikut ini.

1. Siapkan Template

Menyiapkan template balasan bisa membantumu meningkatkan kecepatan dalam merespon pelanggan. Siapkan daftar pertanyaan yang sering ditanyakan beserta jawabannya dan simpan dalam sebuah folder/catatan yang mudah diakses. Saat pelanggan menanyakan pertanyaan ini, kamu hanya perlu meng-copy & paste template yang sudah kamu siapkan ke dalam chat. 

Jika kamu menggunakan WhatsApp Business kamu bisa menambahkan template balasan di menu quick reply (di menu pengaturan akun). Isi template pesan yang sesuai dengan keyword yang kamu masukkan. Cara ini sangat menghemat waktu.

2. Aktifkan Greeting Message

Lewat greeting message, kamu dapat mengirim balasan otomatis kepada pelanggan yang baru pertama kali mengirim pesan. Tapi tidak hanya untuk pelanggan baru, greeting message juga akan otomatis terkirim ke pelanggan sudah tidak aktif setelah 14 hari. 

Tujuan dari greeting message adalah agar pelanggan bisa langsung to the point membalas chat sesuai dengan kebutuhannya. Jadi saat kamu membuka chat pelanggan untuk pertama kali, kamu bisa langsung memberikan respon sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

3. Balas Chat dari Bawah ke Atas

Saat kamu mulai membalas chat pelanggan, sebaiknya kamu menerapkan prinsip first come, first served. Artinya adalah balas pesan pelanggan yang sudah lebih dulu mengirimkan pesan. 

Jika chat platform yang kamu gunakan tidak memiliki fitur distribusi pesan secara otomatis, maka balaslah chat dari bawah ke atas. Hal ini sangat penting untuk dilakukan agar semua pelanggan bisa terlayani dengan baik (tanpa ada yang terlewat) dan tidak menunggu terlalu lama.

4. Gunakan Platform Multi-Admin

Cara terakhir yang bisa kamu lakukan untuk meningkatkan efektivitas dalam membalas chat adalah dengan menggunakan chat platform multi-admin. Dengan cara ini, kamu bisa membalas chat di banyak platform dari 1 dashboard, yang bisa diakses banyak admin dari device sekaligus.

Salah satu platform chat multi-admin adalah WhatsApp multi-admin, yang merupakan fitur unggulan dari WhatsApp Business API. Fitur ini memungkinkan bisnis untuk menggunakan satu nomor WhatsApp yang bisa diakses oleh beberapa admin dari beberapa device sekaligus.  

---

Sebagai mitra resmi penyedia WhatsApp API, Halosis memberikan solusi berupa chat platform yang bisa digunakan banyak admin di banyak device sekaligus. Pakai platform chat multi-admin Halosis untuk meningkatkan efektivitas balas chat pelanggan. Kamu bisa membuka empat chat platform sekaligus (WhatsApp, FB Messenger, Line, dan Telegram) dalam satu dashboard.

Jika kamu tertarik dengan solusi ini, kamu bisa langsung membuat akun Halosis atau menghubungi customer support kami untuk informasi lebih lanjut.

Penulis : Laras Nur Handini
Editor : ITA.G